Организиране на конференция в София – как да изберем подходящ хотел?

Търсенето на подходящо място за провеждане на работно събитие в София може би изглежда лесно, но всъщност е отговорно и ангажиращо начинание, което се състои от редица проучвания и предварителна подготовка. Специфичното за София е, че предлага много места, но всъщност това прави търсенето още по-трудно.

Изборът на подходящ хотел за конференция е от съществено значение, за да се гарантира, че участниците ще получат максимума от срещата.

4 лесни стъпки при организиране на конференция и избор на хотел в София

1. Подредете приоритетите си

Първото и най-важно нещо е да подредите приоритетите си. Помислете колко души очаквате, от какъв тип хотел се нуждаете - Уверете се, че имате бюджет, към който да се придържате по отношение на настаняване в хотела, рекламни материали, оборудване, хранене, вечери и др.

2. Изяснете си какво търсите

Кои са ключовите неща по отношение на Вашето събитие? От каква зала се нуждаете, ще подсигурите ли хранене или може би кетъринг? Ще Ви трябват ли помощници, асистенти, специфично оборудване или техника? Има ли значение локацията? Ще използвате ли услугите на водещ или диджей? Всичко това трябва да бъде ясно предварително, за да може да проучите различни потенциални хотели, да стесните списъка си и да направите окончателен избор на база Вашите очаквания и примерната дата на събитието.
Ако търсите хотел с удобна локация, слънчева конферентна зала, ресторант с вкусна храна, отзивчив персонал и традиции при обслужването, доверете се на хотелски комплекс „Монтесито“ в София. С удоволствие ще Ви помогнат да организирате Вашето успешно събитие!

3. Разгледайте различни хотели

Използвайте уебсайта на хотела, за да видите дали имат подходящо място за настаняване, удобни конферентни зали и оборудване, предлагат ли хранене, били ли са домакини на конференции и пр.

Съвет: В зависимост от мащаба на вашата конференция в София, започнете да оценявате хотелите поне 6 месеца преди планирането на събитието. За големи международни годишни събирания не е необичайно домакините да започнат процеса дори година по-рано.
Уверете се, че хотелът ще бъде достъпен за участници в конференцията.

Също така съобразете къде е разположен - в близост до летище или жп гара, ако участниците пътуват до конференцията от далеч. Ако очаквате много от присъстващите да шофират, помислете за достатъчно голям паркинг.

4. Запазете го за Вашата дата

След като сте избрали Вашия хотел за събитието, запазете датата. Създайте връзка с отговорника по Вашето събитие и периодично правете уточнения. Не оставяйте всичко за последния момент, а действайте плавно, защото така ще намалите до минимум непредвидените неща.

За да бъде успешно Вашето събитие, нужна е отговорна организация, подходяща локация и много търпение. Успех!